Informativa sul trattamento dei dati personali effettuato dal titolare ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, (“Regolamento”)
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento.
Con il termine dati personali si fa riferimento alla definizione contenuta nell’articolo 4 al punto 1) del Regolamento ossia “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (“Dati Personali” o “Dati”).
Il Regolamento prevede che, prima di procedere al trattamento di Dati Personali – con tale termine dovendosi intendere, secondo la definizione contenuta nell’articolo 4 numero 2) del Regolamento, “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” (“Trattamento”) – sia necessario che la persona a cui tali Dati Personali appartengono (“Interessato”) sia informata circa i motivi per i quali tali Dati sono richiesti ed in che modo verranno utilizzati.
Pertanto, il presente documento ha lo scopo di fornirLe tutte le informazioni utili e necessarie affinché Lei possa conferire i Suoi Dati Personali in modo consapevole ed informato e, in qualsiasi momento, richiedere ed ottenere chiarimenti e/o rettifiche nonché esercitare i Suoi diritti.
Il presente documento è strutturato in sezioni al fine di renderne quanto più agevole possibile la lettura. In particolare:
– la sezione A) assolve all’obbligo di informazione di cui all’art. 13 comma 1, lett. a) e b) del Regolamento indicando, quindi, l’identità e i dati di contatto del titolare e dell’eventuale Responsabile della Protezione dei dati;
– la sezione B) indica quali tipologie di Dati Personali tratta il titolare ed illustra perché il titolare abbia necessità di trattare tali Dati;
– la sezione C) assolve all’obbligo di informazione di cui all’art. 13 comma 1, lett. c) del Regolamento indicando quali sono le finalità del trattamento dei Suoi Dati;
– la sezione D) assolve all’obbligo di informazione di cui all’art. 13 comma 1, lett. d) e comma 2. lett. e) del Regolamento, indicando su quali presupposti di legittimità si basa il Trattamento dei Suoi Dati;
– la sezione E) assolve all’obbligo di informazione di cui all’art. 13 comma 2, lett. a) del Regolamento, indicando il periodo massimo di conservazione dei Suoi Dati;
– la sezione F) assolve all’obbligo di informazione di cui all’art. 13 comma 1, lett. e) del Regolamento, indicando quali sono i destinatari o categorie di destinatari cui i Suoi Dati possono essere comunicati;
- la sezione G) assolve all’obbligo di informazione di cui all’art. 13 comma 2, lett. b), c) e d) del Regolamento, indicando quali sono i Suoi diritti e come può esercitarli;
– la sezione H) La informa che non ha luogo alcun trasferimento all’estero (i.e. al di fuori dello Spazio Economico Europeo) dei Suoi Dati;
– la sezione I), infine, La informa in merito ai contatti da utilizzare per richiedere ulteriori informazioni nonché per l’esercizio dei Suoi diritti.
A) Chi tratterà i Suoi Dati Personali?
La società che tratterà i Suoi Dati Personali in qualità di titolare del trattamento è PRIMED SRL.
Secondo la relativa definizione contenuta nell’articolo 4 al punto 7) del Regolamento, il titolare del trattamento è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”.
Titolare è, ai fini della presente informativa, l’unico titolare del trattamento.
B) Quali Dati tratterà il titolare?
Il Trattamento effettuato dal titolare sarà limitato ai Dati strettamente necessari per il perseguimento delle finalità di cui al punto C) della presente informativa. I Dati Personali oggetto di Trattamento saranno limitati ai Dati da Lei forniti per la stipulazione del contratto intercorrente con il titolare. Il titolare tratterà tali i Suoi Dati nel pieno rispetto delle disposizioni di legge applicabili, anche in materia di rapporti di lavoro secondo logiche e metodi volti a garantirne l’integrità, la disponibilità e la riservatezza.
C) Per quali finalità saranno trattati i Suoi Dati?
Il Trattamento sui Suoi Dati sarà effettuato dal titolare per il perseguimento delle seguenti finalità:
I – Stipulazione del contratto ed esecuzione delle obbligazioni gravanti sul titolare in esecuzione dello stesso;
II – Adempimenti collaterali all’esecuzione del contratto di natura amministrativo – contabile e fiscale;
III – Tutela o difesa di diritti in sede giudiziaria;
IV – Per l’invio di comunicazioni e/o materiale informativo, promozionale e commerciale da parte del titolare, sulla base del legittimo interesse di quest’ultimo.
D) Quali sono le basi giuridiche dei Trattamenti effettuati dal titolare?
Ai sensi dell’art. 6 del Regolamento, il trattamento dei dati è legittimo solo se sussiste una base giuridica per lo stesso. Per base giuridica s’intende il presupposto di legittimità del trattamento che costituisce requisito ineludibile per la liceità del trattamento medesimo.
Il titolare effettua il Trattamento di dati di cui alla sezione C) della presente informativa sulla base delle seguenti condizioni di legittimità:
– Esecuzione del contratto intercorrente tra Lei e il titolare del trattamento ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 6 comma 1 lettera b) del Regolamento ◊ come anticipatoLe in precedenza, i Suoi Dati Personali sono trattati per la finalità primaria di dare corretta esecuzione dal contratto instaurato con il titolare;
– Adempimento ad obblighi di legge ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 6 comma 1 lett. c) del Regolamento ◊ i Suoi Dati saranno parimenti trattati al fine di dare esecuzione a tutti gli obblighi di legge connessi e derivanti dal rapporto contrattuale instaurato con il titolare (e.g. obblighi amministrativi, contabili etc.).
– Perseguimento del legittimo interesse del titolare ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. f) del Regolamento ◊ ciò vuol dire che il titolare potrà svolgere le attività di Trattamento connesse al perseguimento di tali finalità sulla base di un suo interesse legittimo, a prescindere dal Suo consenso e comunque sino a quando Lei dovesse esercitare il diritto di opporsi al Trattamento, sempre che le motivazioni da Lei addotte a giustificazione di tale opposizione dovessero essere ritenute fondate dal titolare. Il legittimo interesse del titolare è il frutto delle valutazioni effettuate a monte dallo stesso in merito all’eventuale e possibile prevalenza dei Suoi interessi, diritti e libertà fondamentali sulla tutela di tale interesse. Il titolare non ritiene di poter ravvisare, in esito a tali valutazioni, la prevalenza di Suoi interessi, diritti o libertà sul proprio legittimo interesse a tutelare i propri diritti, anche in sede giudiziaria. Nel caso di Dati Personali trattati per finalità di marketing diretto, Lei si può sempre opporre, senza addurre alcuna motivazione e, come risultato, il trattamento non sarà più effettuato.
– Consenso dell’Interessato ai sensi dell’art. 6 comma 1, lett a) del Regolamento ◊ Ciò vuol dire che il Trattamento basato su tale presupposto giuridico, non sarà effettuato dal titolare qualora Lei non dovesse prestare il Suo consenso.
In alcuni casi potremmo sollecitare il conferimento del Suo consenso per perseguire particolari finalità del trattamento (e.g. in caso dovessimo effettuare campagne mirate anche attraverso strumenti elettronici o informatici).
In tali casi particolari, sarà cura del titolare raccogliere il Suo consenso libero, informato, specifico, inequivocabile ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, previa comunicazione di informativa ad hoc.
E) Per quanto tempo il titolare tratterà i Suoi Dati?
Uno dei principi applicabili al Trattamento dei Suoi Dati Personali concerne la limitazione del periodo di conservazione, disciplinata all’articolo 5, comma 1, punto e) del Regolamento che recita “i Dati Personali sono conservati in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i Dati Personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, comma 1, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’Interessato”.
Alla luce di tale principio, i Suoi Dati Personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento limitatamente a quanto necessario per il perseguimento della finalità di cui alla Sezione C della presente Informativa. In particolare, i Suoi Dati Personali saranno trattati per un periodo di tempo pari al minimo necessario, come indicato dal Considerando 39 del Regolamento, ossia fino alla cessazione dei rapporti contrattuali in essere tra Lei ed il titolare del Trattamento fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione che potrà essere imposto da norme di legge come anche previsto dal Considerando 65 del Regolamento.
F) A quali soggetti potranno essere comunicati i Suoi dati personali?
Il Regolamento definisce, all’art. 4 numero 9), il destinatario come: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi. Tuttavia, le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di dati personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o degli Stati membri non sono considerate destinatari; il trattamento di tali dati da parte di dette autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materia di protezione dei dati secondo le finalità del trattamento” (“Destinatario/i”).
I Suoi Dati Personali saranno comunicati ai seguenti Destinatari:
– Altre società del gruppo o nostre partner nella misura in cui ciò sia necessario al fine di adempiere alle obbligazioni contrattuali con Lei in essere;
– soggetti terzi che svolgono parte delle attività di Trattamento e/o attività connesse e strumentali alle stesse per conto del titolare;
– singoli individui, dipendenti e/o collaboratori del titolare del Trattamento, a cui sono state affidate specifiche e/o più attività di Trattamento sui Suoi Dati Personali.
Salvo che la comunicazione dei Suoi Dati non sia prevista dalla legge, al fine di svolgere correttamente tutte le attività di Trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente Informativa, i Destinatari sopra elencati potranno trovarsi nella condizione di trattare i Suoi Dati Personali in qualità di:
• Responsabili del trattamento, dovendosi intendere singolarmente con tale locuzione, a norma dell’articolo 4 al punto 8) del Regolamento, “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento” (“Responsabile del Trattamento”); ovvero di
• Persone Autorizzate al Trattamento, con tale locuzione intendendosi singoli individui, dipendenti e/o collaboratori del titolare del Trattamento a cui sono state affidate specifiche e/o più attività di Trattamento sui Suoi Dati Personali. Il Regolamento riconosce implicitamente tale figura in varie norme tra cui, ai sensi dell’4 numero 10) del Regolamento, quando definisce il terzo come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile” (“Persone Autorizzate”). Ne consegue che le Persone Autorizzate sono coloro che rientrano nell’organizzazione privacy del titolare (costoro non sono “terzi” nel senso in cui lo intende il Regolamento), che operano sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile del trattamento. Pertanto, a tali individui sono state impartite specifiche istruzioni in tema di sicurezza e corretto utilizzo dei Dati Personali.
Ove previsto dalla legge o per prevenire o reprimere la commissione di un reato i Suoi Dati Personali potranno essere comunicati ad enti pubblici o all’autorità giudiziaria che, nell’esercizio di specifiche funzioni, non vengono considerati Destinatari. Infatti, a norma dell’articolo 4 al punto 9), del Regolamento, “le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di Dati Personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o degli Stati membri non sono considerate Destinatari”.
G) Quali sono i Suoi diritti?
Come previsto dagli articoli 15 e ss. del Regolamento, Lei potrà esercitare il diritto di accesso ai Suoi Dati Personali, chiederne la rettifica e l’aggiornamento, se incompleti o erronei, chiederne la cancellazione qualora la raccolta sia avvenuta in violazione di una legge o regolamento o sulla base del consenso, nonché opporsi al Trattamento per motivi legittimi e specifici.
In particolare, riportiamo di seguito tutti i diritti che potrà esercitare, in qualsiasi momento, nei confronti del titolare del trattamento:
• Diritto di accesso: a norma dell’articolo 15, comma 1 del Regolamento, Lei ha diritto di ottenere dal titolare la conferma che sia o meno in corso un Trattamento dei Suoi Dati Personali e in tal caso, di ottenere l’accesso a tali Dati Personali ed alle seguenti informazioni:
– le finalità del Trattamento;
– le categorie di Dati Personali in questione;
– i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Suoi Dati Personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
– quando possibile, il periodo di conservazione dei Dati Personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
– l’esistenza del Suo diritto di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o la cancellazione dei Dati Personali o la limitazione del Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano o di opporsi al loro Trattamento;
– il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
– qualora i Dati Personali non fossero raccolti direttamente presso di Lei, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
– l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, commi 1 e 4, del Regolamento e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale Trattamento per l’Interessato.
Lei potrà, inoltre, ricevere una copia dei Dati Personali oggetto del Trattamento.
• Diritto di rettifica: potrà ottenere, a norma dell’articolo 16 del Regolamento, la rettifica o integrazione dei Suoi Dati Personali qualora questi fossero inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione: potrà ottenere, a norma dell’articolo 17, comma 1 del Regolamento, la cancellazione dei Suoi Dati Personali, senza ingiustificato ritardo, qualora sussista anche solo uno dei seguenti motivi:
– i Dati Personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
– ha revocato il consenso su cui si basa il Trattamento dei Dati Personali e non sussiste altro fondamento giuridico per il loro Trattamento;
– si è opposto al Trattamento ai sensi dell’articolo 21, comma 1 o 2 del Regolamento e non sussiste più alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento dei Suoi Dati Personali;
– i Suoi Dati Personali sono stati trattati illecitamente;
– risulta necessario cancellare i Suoi Dati Personali per adempiere ad un obbligo di legge previsto da una norma comunitaria o di diritto interno.
In alcuni casi, come previsto dall’articolo 17, comma 3 del Regolamento, il titolare è legittimato a non dar seguito ad una richiesta di cancellazione dei Suoi Dati Personali qualora il loro Trattamento sia necessario, ad esempio, per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione, per l’adempimento di un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico, per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
• Diritto di limitazione del trattamento: potrà ottenere la limitazione del Trattamento, a norma dell’articolo 18 del Regolamento, nel caso in cui ricorra una delle seguenti ipotesi:
– ha contestato l’esattezza dei Suoi Dati Personali (la limitazione si protrarrà per il periodo necessario al titolare per verificare l’esattezza di tali Dati Personali);
– il Trattamento è illecito ma Lei si è opposto alla cancellazione dei Suoi Dati Personali chiedendone, invece, che ne sia limitato l’utilizzo;
– benché il titolare non ne abbia più bisogno ai fini del Trattamento, i Suoi Dati Personali Le sono necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
– si è opposto al Trattamento ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del Regolamento ed è in attesa che il titolare compia ogni verifica in merito all’eventuale prevalenza dei propri motivi legittimi per la prosecuzione del Trattamento rispetto ai Suoi.
In caso di limitazione del Trattamento, i Suoi Dati Personali saranno trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il Suo consenso o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante.
Sarà cura del titolare informarLa prima che tale limitazione venga revocata.
• Diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo: fatto salvo il diritto di ricorrere in ogni altra sede amministrativa o giurisdizionale competente, qualora ritenesse che il Trattamento dei Suoi Dati Personali avvenga in violazione del Regolamento e/o della normativa applicabile, potrà proporre reclamo al Garante o ad altra Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali eventualmente competente.
• Diritto di opposizione: a norma dell’articolo 21, comma 1 del Regolamento potrà opporsi, in qualsiasi momento, al Trattamento dei Suoi Dati Personali. La Sua opposizione dovrà essere motivata alla luce di circostanze che riguardano la Sua posizione personale. Il titolare si asterrà dal trattare i Suoi Dati Personali salvo che non dovesse ravvisare l’esistenza di motivi legittimi cogenti che giustificano la prosecuzione del Trattamento poiché prevalgono sui Suoi diritti e libertà, oppure perché il Trattamento è necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Lei può sempre opporsi, senza adddurre alcuna motivazione, al trattamento dei Suoi Dati Personali trattati per finalità di marketing diretto.
H) I Suoi Dati Personali non sono oggetto di trasferimento al di fuori dello Spazio Economico Europeo ma sono custoditi su server proprietari o, se in hosting presso terzi, in strutture localizzate nel territorio italiano.
I) A chi si può rivolgere per richieste relative al Trattamento dei Suoi Dati o per l’esercizio dei Suoi diritti?
Per esercitare i diritti come sopra identificati, o per qualsivoglia richiesta in merito al Trattamento dei Suoi Dati personali, Le basterà contattare il titolare del trattamento usando le seguenti informazioni di contatto:
email: [email protected]
Con i migliori saluti,
PRIMED SRL
